Office 使用技巧

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Office 使用技巧

dingdong

谢谢分享
没多少内容，见下面。

Office 使用技巧
1、去除绘图时出现的画布
　　在Word 2002中使用自选图形工具画图时，总会出现一个“画布”，去掉它的方法是：点击“工具→选项”，进入“常规”选项卡，去除“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。
　　2、画出不打折的直线
　　在Word中如果想画水平、垂直或15°、30°、45°、75°角的直线，只须在固定一个端点后，按住Shift键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，位置调整合适后松开Shift键即可。
3、Word中，你只要在第一页设置好了页眉页脚后，以后所有的页面都会出现相同的页眉页脚。但有的文档需要在不同的页面设置不同的页眉页脚，比如许多书籍和杂志的版面中，常有根据不同的章节和栏目设置不同的页眉页脚的情况。怎样在Word的不同页面中设置不同的页眉页脚呢？你只要将文档分节就可以实现。
怎样分节呢？首先将光标插入到文档中需要分节的地方，再打开“插入”菜单，点击“分隔符”命令，就会出现一个“分隔符”对话框。在其中的“分节符类型”中有四个类型:①“下一页”;②“连续”;③“偶数页”;④“单数页”。“下一页”表示分节符后的文本从新的一页开始;“连续”表示分节符后的文本出现在同一页上;“偶数页”表示分节符后的文本从下一个偶数页开始;“单数页”表示分节符后的文本从下一个单数页开始。根据自己编排的需要选择一项，按“确定”退回到文档中。你可以根据需要按照此法将文档分为多个不同的节。
现在你就可以在不同的节按一般的方法设置不同的页眉页脚了。只是从第二节开始，当你打开“页眉和页脚”工具栏的时候，在“页眉－第2节”后会出现“与上一节相同”的字样，你必须点击页眉页脚导航栏上的“连接到前一个”按钮(我修改的地方),去除“与上一节相同”几个字，再设置页眉，这以后的页眉就与上一节的页眉不同了。页脚的设置与此相同。

录音、速记两不误
你是怎样为会议做记录的？速记还是录音？小李在一家合资企业做秘书，每次会议的记录工作都由他负责，为了会后更有效地整理会议发言，小李曾经尝试过许多录音软件。Windows自带的“录音机”太简陋，声音文件体积大，录音时间又短；Total Recorder或者录音笔(器)虽然可以长时间录音(MP3格式)，不过整理会议录音时很难查找不同人的发言，以至整理一次记录要听好几遍录音。最后小李选择的是Office 2003新增的一个软件OneNote 2003。它可以同步实现录音与速记，整理记录时也可以很方便地互相对照。
　　1.准备工作
　　以Windows XP为例，首先安装One Note 2003，双击右下角的“音量”图标，进入“音量控制”对话框，取消“麦克风音量”下“静音”项上的钩，然后用系统自带的“录音机”录一段声音实验一下。
　　提示：如果使用笔记本电脑，可以使用内置话筒。如果使用台式电脑，则要先确保话筒与声卡正确连接，再按上面的方法设置“音量控制”对话框。
　　2.录音和记录
　　①打开OneNote 2003，切换到“会议”页面，选中“视图→页标题”，在页面上方的“标题”框内输入本次会议的主题，如“生产安全会议”。
　　②有人开始发言了，小李单击“工具→录音→录制”命令，打开图1所示的工具栏，页面中出现“开始录音； 2004年3月10日14:33”的标题，这表明了录音开始的时间；录音自动开始，光标跳至下一行，提示使用者开始记录。
　　提示：单击“视图→工具栏→录音”命令，也可以打开图1所示的工具栏。其中，“录音计时表”显示本次录音时长和总的录音时长；单击“暂停”按钮可暂停录音，再次单击即可继续录音。
　　③由于会议发言一般都是有条理、有层次的，为了方便用户快速记录信息的层次，OneNote 2003设计了一种水平大纲结构：用缩进量表示大纲层次，没有缩进说明该段文字的大纲级别最高，缩进量越大说明其大纲级别越低。我们只须按“Tab+Enter”组合键就可以降低级别，反之按“Back Space+Enter”组合键即可提高级别。
　　此外，为了帮助用户给记录中的内容做标记，OneNote 2003提供了“笔记标记”功能。如果我们认为某段讲话非常重要，只须单击“格式→笔记标记→重要”，这时，表示“重要”的小星星(图2)就会出现在该段文字的前面。
　　提示：单击“格式→笔记标记→自定义我的笔记标记”命令，双击任务窗格中的“未定义的”项，就可以自己修改笔记标记的格式了。
　　④发言人讲话完毕，单击图1所示工具栏中的“停止”按钮结束录音。这时“录音计时表”的“分子”归零，说明本次录音结束，而“分母”显示的数值则表示本次录音的总时长。
　　⑤接下来又有人发言，我们只须单击图1工具栏中的“录制”按钮，页面中就会自动增加一条录音记录，然后重复上面的步骤即可。
　　3.整理记录
　　OneNote 2003的最大优点是声音和文字同步记录，用户可以根据文字轻易找到对应的录音。假如小李需要根据录音整理“张总经理”的讲话，只须把鼠标指向图2中的“开始录音”或“张总经理”，就可以看到文字左边的小喇叭图标，单击该图标就能播放讲话录音。我们也可以将光标插入录音标题的文字中间，然后单击图1工具栏中的“播放”按钮。
　　用上面的方法边听录音边整理记录，完成后将文字复制到Word 2003即可。
　　提示：为了得到最好的声音录制和播放效果，建议朋友们使用DirectX 9.0a和Windows Media Player 9。
　　4.录音文件管理
　　OneNote 2003录制的声音文件存放在“系统盘符\用户名\Documents and Settings\My Documents\我的笔记本”文件夹中，声音文件(WMA格式)体积小、音质好。如果我们需要复制或刻录某段重要录音，可以到这里查找。
　　OneNote 2003有一个特别突出的优点──不需要用户专门执行文件保存命令，用户的所有操作(文字输入和录音)都会自动保存。如果需要备份OneNote 2003文件或者把OneNote 2003文件发布为网页，可以用“文件→另存为”命令。
　　正由于这个原因，要删除OneNote 2003中的录音时，操作稍微复杂一些。用Delete键我们可以很容易地删除页面上的录音标题，但“我的笔记本”文件夹中的WMA文件仍然存在。所以，想彻底删除OneNote 2003中的录音，必须进入“我的笔记本”文件夹，删除对应的WMA文件　
文本朗读功能实现校对
当我们用Word2003打印一份文档之后，如果只有一个人的话，怎样进行文本校对呢？是不是非得要“左顾右盼”看看原稿，再看看打印件？答案是否定的。因为 Word2003已经为我们提供了朗读文本的功能，我们只需作一些小小的设置就可以让电脑朗诵屏幕上的Word文档，自己只需看打印件就可以进行校对了。
　　1.打开Word2003，单击“工具→自定义”，在打开的“自定义”对话框中，单击“工具”，之后在“命令”窗格中向下拖动滚动条，找到“语音”之后按下鼠标左键不放，拖到工具栏上后松开鼠标左键，使之成为工具栏上的一个工具按钮。关闭‘自定义”对话框。
　　2.单击工具栏上的“语音”按钮，即会打开一个“欢迎使用Office语音识别”的对话框，单击“下一步”，并按屏幕上的提示完成麦克风配置(图2)。如果你的Office2003还没有安装“语音识别功能”，此时会弹出一个对话框，要求安装此项功能。你只需要将Office2003安装光盘放入光驱，然后点击“是”就可以了。然后在“麦克风向导”中单击“完成”。
　　至此，麦克风的配置已经完成。接下来你就会听到有关语音功能的介绍和一些功能演示。
　　3.要使用朗读文本功能，还需要作一点小小的调整。单击的语言栏右下角的“选项”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“朗读文本”(图3)。之后就会在语言栏上出现一个“朗读文本”的工具按钮。当我们打开一篇Word文档后选中需要朗读的部分，单击“朗读文本”按钮即可听到一个标准的男中音用普通话朗读文本，再次单击即可停止朗读。
　　小贴士：如果你不小心单击到语言栏的“最小化”按钮，看不到“朗读文本”按钮的话，只需在工具栏上双击“语音”按钮就可以再次看到“朗读文本”按钮了。

把标题自动提取到页眉
用Word编辑一本刊物,需要将稿件的标题放在页眉,可以用“域”来实现。
??1.选中文档目录，打开“格式→栏式”,在随后出现的下拉菜单中选择一种标题栏式。
??2.打开“视图→页眉和页脚”,进入“页眉和页脚”编辑状态,并将光标定在页眉。执行“插入→域→类别→链接和引用”,在“域名”下面选中“StyleRef”选项,再选中“样式”下面的“标题2”选项,点击“确定”一路返回。此时相应的稿件名称被自动提取到页眉。
快速去掉页眉的横线
??在利用Word插入页眉后，页眉信息下总会有一条横线，如果希望将它去掉，可以按照下面的方法。选中页眉状态，打开“格式→边框和底纹”，在弹出的对话框中把边框设置为“无”，并在“应用于”下更改为“段落”，再单击“确定”按钮即可。
??在工作表中快速插入图表
??选中要创建图表的单元格，然后按下“F11”键或按下“Alt+F1”组合键，都可以快速建立一个图表。
??快速设置左缩进和首行缩进
??在对文件进行编辑时，除了用标尺或菜单进行左缩进和首行缩进操作外，可以使用“Tab”键和“BackSpace”键设置左缩进和首行缩进。
??避免标题排在页末
??在Word中进行编辑排版时，有时出现某些标题正好排在页末的情况。此时可以把插入点移到标题所在段落，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落→换行和分页”，选择“与下段同页”复选框，确定即可。
??为奇偶页制作不同的水印
??在用Word为文档制作水印时，通常所有页面的水印都是一个样式的。如果想对奇数页和偶数页做出不同的水印，可以用下面介绍的办法来实现。
??首先，执行“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，点击“版式”选项卡，选中“奇偶页不同”前面的复选框，单击“确定”按钮关闭该对话框。然后再执行“视图→页眉和页脚”命令。进入页眉和页脚编辑状态，在某奇数页页面编辑区编辑设置奇数页的水印，再到某偶数页页面编辑区编辑制作偶数页的水印，做好后关闭“页眉和页脚”工具栏，这样文档的奇数页与偶数页就有着不同的水印。(江苏  蒋亚飞)
??英文单词单独排列
??在输入英文或较长网址时，经常出现上一行汉字字距明显拉宽，而英文单词或网址跑到下一行的情况。这个时候只需对单词或网址加入一个不间断空格，选择词组中每个单词(除最后一个单词)后的空格并按下“Ctrl+Shift+Space”组合键即可。
??快捷绘图
??在Excel中，如果要利用同一个工具按钮来绘制多幅图，只要用鼠标左键双击一下该按钮即可，这样就可以反复绘制了。如果要取消，只要再单击一次该按钮即可。
??文字快速加粗
??选中要加粗的文字，按“Ctrl+B” 组合键便可快速完成；若接下来要对输入的文字加粗，则可先输入一个“*”号，然后再输入文字内容，需加粗的文字输入完后，再输入一个“*”号即可自动让两个“*”号之间的文字加粗。

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这类文档不少啊，还是下了